Как за 3 дня создать эффективную презентацию логистической компании для тендера и стать поставщиком логистических услуг IKEA

КАК ЗА 3 ДНЯ СОЗДАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ

 

Одно из наших ключевых преимуществ — мы умеем совмещать скорость и качество. Именно поэтому наш клиент — московская транспортная компания — и обратился к нам за разработкой презентации для встречи с потенциальным бизнес-партнёром. Когда речь идёт о возможности получить многомиллионный контракт, бизнесу важно представить себя в наилучшем свете, даже если на подготовку есть всего 72 часа. Нам это отлично известно, и когда в четверг вечером нам позвонили с вопросом: «Нужна презентация компании, у нас в понедельник встреча с руководством IKEA в рамках тендера на сотрудничество. Успеете?», — мы пообещали уложиться в сроки и сразу перешли к делу.

У клиента не было времени заполнять бриф

Нам повезло, компания клиента не первый год на рынке и её руководитель понимает какую информацию и в какой форме необходимо подать в презентации. Поэтому сразу же после телефонного разговора мы получили на почту документ со списком вопросов, которые следует раскрыть на слайдах.

Как за 3 дня создать эффективную презентацию логистической компании для тендера и стать поставщиком логистических услуг IKEA Изображение

Как сделать презентацию для логистической компании

Правильно поставленная задача — половина успеха

У нас появился понимание задачи и критерии результата, и вокруг этого закипела работа. Обычно на этом этапе менеджер готовит для клиента персональный бриф — таблицу с уточняющими вопросами для понимания специфики бизнеса и пожеланий клиента. Но в этот раз у нас банально не было времени на такие формальности, хотя это скорее исключение, чем правило.

Вместо брифа мы выбрали подход через структуру будущей презентации. Буквально в течение одного-двух часов мы отправили клиенту тезисный план, в котором отметили уточняющие вопросы.

Как за 3 дня создать эффективную презентацию логистической компании для тендера и стать поставщиком логистических услуг IKEA Изображение
Структура будущей презентации с уточняющими вопросами для клиента

Ответы на вопросы дали нам необходимые факты о компании — её структурных подразделениях, миссии, возможностях, конкурентных преимуществах перед другими игроками рынка грузоперевозок.

Тогда же — в четверг вечером — штатный копирайтер-маркетолог получил задание к утру подготовить постраничный план презентации. Такой план, если сравнивать автомобилем, можно назвать концептом кузова. По нему клиент может понять правильно ли мы друг друга поняли, какие идеи и в какой форме будут поданы в презентации. Когда есть время, постраничные планы проходят по нескольку итераций правок, но на этот раз времени не было. Я лично предупредил копирайтера, что первая версия — не черновик, важно сразу сделать так, чтобы «попасть в точку каждым словом».

Как за 3 дня создать эффективную презентацию логистической компании для тендера и стать поставщиком логистических услуг IKEA Изображение

Агенство презентаций Романоф

Постраничный план презентации

В пятницу утром у клиента в почте был полный текст презентации. Согласовали за четверть часа: время — деньги.

У нас была только одна попытка сделать хорошо

Дизайн в презентации — это одно из средств подачи информации. Нельзя сказать, что внешний вид слайдов — дело десятое, в то же время, идеальная картинка не сможет спасти не интересную и не информативную презентацию. Важен баланс.

В не авральном режиме мы готовим сразу три концепции дизайна слайдов. Для каждой собираем титульную и внутреннюю страницу презентации. Как например для холдинга “Алроса” 

Как за 3 дня создать эффективную презентацию логистической компании для тендера и стать поставщиком логистических услуг IKEA Изображение

Примеры презентаций для логистических компаний

Примеры концепций для компании ALROSA

 

Но как и в ситуации с брифом, трёх дней слишком мало для соблюдения всех формальностей. Когда постраничный план согласовали, дизайнер получил задание — до обеда сделать три первых слайда по плану в единственной версии оформления. У него не было права на ошибку.

Как за 3 дня создать эффективную презентацию логистической компании для тендера и стать поставщиком логистических услуг IKEA Изображение Первая версия дизайна титульного и внутренних слайдов

 

По словам представителя компании-клиента, мы достигли полного взаимопонимания — дизайнер сделал всё так, как нужно.

От идеи до демонстрации дизайна клиенту прошло меньше суток

Нет ничего лучше, чем работать с заинтересованным заказчиком. У нас бывали случаи, когда заказчики сами не понимали чего хотят или те, кому презентация нужна «просто, чтоб была». Здесь — другой случай, агентство и клиент за считанные часы стали одной командой с общей целью — выиграть тендер.

Представитель транспортной компании постоянно оставался на прямой связи. На любые вопросы мы получали ответы практически мгновенно, а согласования проходили без лишней волокиты. Поэтому в оговоренные сроки — во второй половине дня пятницы — все приготовления мы закончили, оставалось сверстать слайды и передать их клиенту.

Дизайнер работал в выходные, чтобы успеть к понедельнику

Настолько срочные заказы бывают не часто, но иногда сотрудникам агентства приходится поработать сверхурочно. Чтобы к понедельнику у клиента была чистая версия без единой опечатки, неточности и любой другой проблемы, дизайнер и копирайтер пожертвовали выходными. Зато в воскресенье вечером клиент утвердил результат, а утром мы получили сообщение:

Как за 3 дня создать эффективную презентацию логистической компании для тендера и стать поставщиком логистических услуг IKEA Изображение

Общими усилиями нашего коллектива и при активном участии клиента мы смогли сделать выигрышную презентацию. Разумеется, встреча с руководством IKEA прошла успешно не только благодаря информативным и стильным слайдам. Но и не факт, что без представительной презентации наш клиент бы выиграл  тендер на работу с транснациональной компанией.

 

Лариса Иванченко

Начальник отдела маркетинга агентства бизнес презентаций «Romanoff»